Организация мероприятий во время пандемии. Как адаптироваться без потерь?

25 августа, 2022

В последние пару лет многие компании столкнулись с тем, что заказанные, продуманные и оплаченные мероприятия приходилось отменять в последний момент из-за ковидных ограничений. Причем отмены коснулись ивентов очень разного масштаба, от корпоративов на десяток человек до многотысячных мероприятий. Рассказываем, как застраховаться от такой ситуации и провести запланированное событие в любой эпидемиологической обстановке.

В России готовятся к новой вспышке коронавируса: на момент публикации в стране регистрируют более 10 000 новых случаев в день. В мире число летальных исходов этого заболевания в августе выросло на 35%. Глава Всемирной организации здравоохранения, Тедрос Адханом Гебрейесус в пресс-конференции отметил, что ни темпы, ни эффективность вакцинации пока не позволяют считать коронавирус обычным сезонным ОРВИ. К тому же раз в несколько месяцев появляются новые штаммы, сейчас набирает обороты очередная версия омикрона с романтическим названием «Кентавр». Новую волну ученые ждут в России осенью, но масштабы ее предсказывать пока не берутся. О локдауне и серьезных ограничениях разговор на данный момент не идет, но как поведут себя новые штаммы на практике — покажет время. По опыту последних лет можно уверенно сказать только одно: стоит готовиться к любому варианту. Необходимости отказываться от офлайн-ивентов пока нет, но ситуация может стремительно измениться. В таком случае онлайн-мероприятия станут единственным вариантом, и вариантом, кстати, отличным.

Чем хороши виртуальные мероприятия и какая от них польза?

За годы пандемии были придуманы и отработаны многочисленные инструменты, которые позволяют адаптировать практически любое мероприятие к проведению онлайн.

Вот в чем преимущества, например, онлайн-тимбилдинга:

Позволяет задействовать всех сотрудников вне зависимости от географии. Это большой плюс для компаний, у которых много филиалов в регионах или за время удаленки появились работники в разных городах и даже странах
Гибкий тайминг. При необходимости онлайн-мероприятие можно сдвинуть, перенести, растянуть на несколько дней или недель. В момент проведения не обязательно присутствовать всем участникам
Бюджет почти не зависит от количества участников. Онлайн-формат избавляет от затрат на аренду, логистику, парковку и кейтеринг
Удобство для участников: нет необходимости соблюдать дресс-код и специально куда-то ехать. Некоторые форматы вообще не привязаны к жесткому таймингу, присоединиться к конференции или тимбилдингу можно в любой удобный момент.

Задачи у корпоративного мероприятия онлайн те же, что в обычном формате: сплотить команду, выявить неформальных лидеров, создать эффективные тандемы, познакомить сотрудников между собой. Как для выезда на природу или официального мероприятия в деловой атмосфере, так и для онлайн-ивента можно поставить любую командообразующую цель: обучение, развитие soft skills или просто развлечение и поддержка команды.

Онлайн или офлайн?

Если мероприятие нужно планировать уже сейчас, стоит учитывать, что с оффлайн-форматом в этом году может не сложиться. Но это не повод совсем отказываться от тимбилдинга или конференции, на выбор есть целых 4 варианта:

Планировать онлайн-формат с самого начала — о его плюсах мы уже поговорили. Кстати, компаниям с высоким процентом сотрудников на удаленке в разных регионах виртуальные варианты вообще подходят гораздо лучше, чем традиционные.
Организовать ивент, который можно провести как оффлайн, так и онлайн, и определиться с форматом ближе к нужной дате. Ниже расскажем о таких универсальных вариантах.
Заказать мероприятие в комбинированном формате, при необходимости полностью перенести его в интернет-пространство.
Придумать оффлайн-план А и онлайн-план Б. То есть, заказать мероприятие такого формата, который вы хотели изначально — спортивное соревнование, выезд за город, новогодний концерт, а если эпидемиологическая ситуация ухудшится, отменить его без потерь и заменить на виртуальный ивент.

Какие мероприятия можно провести онлайн

Онлайн мероприятия можно разделить на три группы: те, которые можно провести полностью на цифровой платформе, комбинированные форматы и оффлайн-ивенты, легко конвертируемые в онлайн. Расскажем о каждой группе.

Виртуальные события

Самые распространенные онлайн-тимбилдинги — это многопользовательские игры: квесты, симуляторы, командные состязания. Они могут проходить по готовому сценарию или по заданиям, адаптированным под ваши бизнес-задачи. В таком формате легко организовать обучение или знакомство сотрудников разных филиалов. Цифровой тимбилдинг можно усилить инструментами виртуальной или дополненной реальности.
Наше агентство проводит онлайн любые форматы онлайн-мероприятий, даже новогодние корпоративы, степень вовлеченности сотрудников на которых уже несколько лет не опускается ниже 90%.

Более официальные события — такие, как конференции и саммиты — сейчас тоже вполне реально перенести на онлайн-платформу. В таком формате мы провели, например, Российский онлайн-саммит 2022. Стояла задача объединить 450 сотрудников, работающих из разных часовых поясов, вокруг общей идеи. Для этого мы оформили выступление спикеров в стилистике соц сетей и популярных телешоу — “Кто хочет стать миллионером”, “Правда или ложь”, диалогов комментаторов Матч-ТВ. Предварительно провели тизерную кампанию, которая дала высокий процент вовлеченности еще до начала трансляций. Двухдневная конференция прошла на одном дыхании и благодаря интерактивным блокам, которыми мы дополнили отчетные выступления. Опрос после мероприятия показал, что 96% участников хотели бы снова поучаствовать в таком игровом онлайн-формате.

Подойдут для любого формата

Вариантов событий, которые можно провести как на цифровой платформе, так и офлайн, достаточно много. Легче всего быстро переформатировать такие ивенты:

Бизнес-игры: командное соревнование, построенное на совместном решении кейсов. Обычно их проводят в дополнение к обучающему курсу.
Квесты: последовательное выполнение заданий, решение ребусов и головоломок. Сейчас можно найти квест под любой масштаб и бюджет, от простеньких соревнований в telegram с использованием чат-бота до создания эксклюзивных многослойных платформ под нужды конкретного заказчика.
Коммуникационные игры: для решения заданий нужно недостаточно просто создать команду: участникам придется добывать у соперников информацию, интриговать, блефовать и угадывать роли других игроков.
После мероприятия - вся собранная информация позволяет сделать несколько важных вещей: провести объективную оценку проведенного мероприятия, определить самые успешные практики, проанализировать ошибки или неожиданные сложности, выявить зоны роста и – самое главное – заложить эти выводы в основу планирования следующего мероприятия.
Квизы и викторины. Есть масса вариантов готовых сценариев на базе популярных телепрограмм (например, "Что? Где? Когда?"), стандартные тематические квизы. Также можно разработать индивидуальную игру с вопросами о компании или коллективе.
Кулинарный тимбилдинг: под руководством шеф-повара сотрудники готовят выбранное блюдо — каждый на своей кухне. Трансляция проходит онлайн, параллельно можно общаться в чате.
Мастер-классы: практически любое обучение (как по рабочим вопросам, так и для развлечения или сплочения команды) можно провести онлайн. Мероприятие может быть разовым или курсом, рассчитанным на несколько занятий.
Совместное творчество: сообща создать комикс, нарисовать цифровую картину или написать сценарий для театральной постановки — очень расслабляющие и объединяющие занятия.

Комбинированный формат

Часть мероприятия можно организовать на цифровой платформе, а часть — оффлайн. Причем виртуальной может быть и основная часть ивента, и вспомогательная. Например, основная часть конференции — выступление спикеров и общение с ними — проходит в центральном офисе, а для участников из других регионов настраивается прямая трансляция и дополнительные цифровые активности.

Еще один комбинированный вариант — квест для большой компании с заданиями и головоломками на виртуальной платформы. Команды при этом могут встречаться и проходить квест вживую, каждая в своем офисе.

Как застраховаться на случай отмены мероприятия

Вероятность отмены мероприятия по причинам, которые от вас никак не зависят, есть всегда, а во время пандемии этот риск еще выше. Чтобы не потерять внесенный залог, лучше подстраховаться на стадии планирования. Вот несколько универсальных советов, которые в этом помогут:

Сотрудничайте с компаниями, которые не отказываются включать пункт о возмещении расходов в договор
Выбирайте агентство с опытом организации как оффлайн, так и виртуальных мероприятий
Заранее обсудите варианты смены формата на случай локдауна
В договоре подробно опишите, какие затраты возвращают заказчику при отмене мероприятия, четко определите условия возврата
Рассчитайте сметы для обоих вариантов